团队任务总是乱糟糟？试试这几个分配跟进的硬核方法

任务分配前必须摸清成员的隐形能力

不少管理者在分配任务之际, 惯常依据职位或者资历来进行判定, 进而导致时常出现“能者多劳”抑或“闲人摸鱼”这般的状况。实际上, 每一位团队成员皆存在一些不为人所见的优势, 像是有的人擅长于跨部门沟通交流, 有的人对于数据特别具有敏感性, 另外还有人能够迅速拆解繁杂问题。这些能力不见得会被写在岗位说明书之中, 然而却会对任务执行效率产生直接作用。

我曾遇见过一队技术人员, 其中项目经理每次都将前端方面的需求分给那些固定的前端开发人员, 然而却忽视了一位后端同事, 这位同事实际上是通过自学掌握了Vue框架, 并且其审美相当不错。直至那位后端同事主动提出要帮忙修改UI的时候, 项目的进度一下子提前了三天。所以说呢, 在进行任务分配之前, 花费十分钟去做一个简单的技能摸查检验很有必要, 就像是借助飞书或者钉钉发起一份匿名问卷, 去询问大家“除开本职工作之外, 你在别的方面还擅长些什么”, 往往最终会收获惊喜。

不能仅依据能力来进行任务分配, 还得考量成员当下的工作负载情况。存在这样的人, 其手中同时承担着五个任务, 此时若再给他塞进一个任务, 那样只会致使他敷衍对待此事。更为高效的做法是, 运用企业办公工具当中的看板视图, 将每个人的任务卡片拖出来查看一番, 有空余空间的人去承担任务, 而非能力强的人去承担任务。

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如何用工具可视化任务进度而不变成监视

团队特别害怕的是领导整日询问“做完了吗”, 这般的跟进方式极易使人产生反感。真正优良的跟进并非是盯着人不放, 而是要让进度依靠自身来“表达”。诸如飞书多维表格、Notion以及Trello这些工具, 均能够设置自动化提醒与状态标签。举例来说, 当任务由“进行中”转变为“待审核”之际, 系统会自动告知相关人员, 根本用不着你去询问。

前一家创业公司的运营团队我曾辅导, 其先前借微信群跟进任务, message 一刷便无影无踪。随后改用在线协作工具, 每人每日下班前更新一回任务状态, 以绿黄红三种颜色标记进程。绿色为正常, 黄色为遇困难需支持, 红色为阻塞需即刻协调。管理者每日耗费五分钟查看颜色分布, 便明晰何处需介入, 何处无需理会。

关键点在于, 可视化并非是用于监控的, 相反而是用于将问题暴露出来的。要是某个成员连续三天呈现黄色状态, 那就表明他极有可能遭遇了重复性障碍, 在这样的时刻你所要做的是帮他清理掉路障, 而绝非催促他加快速度。良好的跟进管理, 其本质是使协作摩擦得以降低, 而不是去增加心理压力。

任务卡住时该做什么而不是直接换人

在团队当中, 最为时常出现的错误便是, 一旦任务出现停滞的状况就进行人员更换。人员更换之后, 新加入的成员需要重新去熟悉相关背景, 并且前一个人的时间也因此被白白浪费掉了。实际上, 绝大部分的卡顿情况都是源于信息衔接出现断层或者资源配备不足所导致的。在这个时候, 应该去做的首要之事, 是使处于卡住状态的人将“卡点”清晰地写出来, 而不是仅仅通过口头说明“搞不定”就行的。

拿个例子来讲, 存在这样一种情况, 销售团队准备搞一份行业分析报告, 负责此项工作的同事, 在数据获取这个环节遇到了阻碍而无法进展。要是你直接换了另外一个人去做这份报告, 这个人同样会在数据源这个口子上遭遇卡住的状况, 没法顺利推进。而正确的做法应该是, 运用企业办公工具当中的评论功能, 将遇到的卡点@给相关的资源提供方, 像 IT 部门或者数据组这类, 并且设定一个能够解决问题的时间限制。因为只有资源都到位了, 这个任务才能够继续向前推进。

若历经两轮资源协调仍无法实现推进, 那就得思索是否任务定义自身存在问题。诸如目标太过模糊, 交付标准不够清晰。此时能够组织一场五分钟的站会, 借助共享白板将任务拆解为更为细致的子项, 再度划定边界。诸多情形下, 并非人能力不足, 而是任务描述过于简略, 致使执行端不知从何处着手。

复盘时别只盯着结果还要看协作过程

众多团队在开展任务复盘工作时, 仅仅着眼于“完成与否”这一情况, 却将过程之中的协作损耗给忽视掉了 , 举例来说, 有一个任务尽管是按时予以交付的, 然而在这中间却历经了三次返工, 还有两次产生了跨部门扯皮的状况, 如此这般的效率实际上是相当低的 , 在进行复盘的时候要是只是一味夸赞结果, 那么下一次依旧会再度走上同样低效的路径。

更好的做法是, 在每一次任务结束之后, 使用工具去导出时间线以及评论记录, 进而查看哪一个环节的沟通成本是最高的。我曾经见到过一个产品团队, 在复盘的时候发现, 某个任务的评论数量高达80条。其中有一半都是在对同一个问题进行确认。后来他们把那个问题的标准答案写入到了任务模板当中, 在后续类似任务的评论数量直接降低到15条以内。

需要关注复盘时各个任务的布置安排是不是恰当合理, 要是有一个人, 接连好几次承担的都是难度较高的那些任务, 然而另外一个人始终仅仅去做简单的任务 , 那么就应当主动地去调整分配的策略, 公平并非是让每一个人做同样数量的事情 的意思, 而是每一个人都能够在各自所负责的有关任务发展进程中得到成长, 利用企业办公工具当中的工作负载分析报表, 一眼就能明显地看出哪一个人被过度地使用了, 哪一个人还有发挥潜力的空间可挖掘。

管理任务的分配以及跟进, 往根本上来说并非是技术方面的问题, 而是针对人的认知的问题, 工具仅仅是个具备放大功能的器具, 使用得恰当, 效率会成倍增长, 要是使用得不够好, 反倒会增添负担, 重点在于寻找到契合自身团队节奏的那一套行事方法, 而后持续坚定不移地施行下去。

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