公司内部沟通安全怎么抓？这套方案既高效又落地

真正理解高效沟通与安全管理的平衡点

不少企业只要一谈及沟通安全管理, 最先想到的便是“安装一款加密软件”以及“启用一个审批流程”。然而经历实际操作之后, 你会发觉员工依旧会运用微信来传输文件, 借助私人邮箱去发送合同, 那所谓的“安全管理”反倒使得正常协作变得迟缓拖沓起来。沟通安全从来都不是依靠堵截达成的, 而是需要在效率与风险之间找寻到一个能让员工自然而然接受的平衡点。我于接触诸多企业的沟通管理方案之后察觉到, 真正能够落地施行的方案, 通常并非是最为严格的那个, 而是最为契合业务节奏的那一个。

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为什么员工会绕开你的安全规定

有过管理经历的人都有感受, 规定越是刻板, 员工的规避办法就越是巧妙。不少企业将安全管理的重点置于“禁止”方面, 像禁止使用钉钉传输文件, 禁止利用微信洽谈业务。然而实际情况是, 客户在微信上, 供应商在钉钉上, 项目群里需要实时交流, 员工怎么能够为了遵循规定而延缓工作进程呢? 他们唯有偷偷使用。其结果便是, 你认为数据安全了, 实际上所有敏感信息都在灰色区域流转, 你根本无法实施管控。

这个问题的根源在于, 传统安全管理思路起始于“控制”, 并非源于“业务需求”。若想做好此事, 就得先承认一点: 员工所需乃高效沟通工具, 而非被束缚手脚。所要做的并非让他们舍弃便捷工具, 而是使工具自身具备安全性。

用分级权限解决“该不该看”的问题

极其实际有用的方案, 首要之事即为给信息划分等级。你无需去关注所有人是否能够查看所有文件, 你所要关注的是“什么样的人应当在何种场景之下看到什么样的内容”。举例来说, 财务领域的成本数据, 市场部门的人员无需去触碰；研发部门的源码, 销售团队并无必要去打开。你仅仅需要在现有的沟通工具当中做好权限的配置, 便能够阻挡住八成的泄密风险。

有一个制造企业, 其管理状况良好, 在钉钉上设置了三层权限, 第一层是面向全体员工可见的公告以及制度, 第二层是部门内部的工作文档, 第三层是核心项目组的加密资料。员工登录该系统的时候, 仅仅能够见到自身权限范畴以内的内容, 若要进行跨部门查看, 那么就需要经过审批, 然而审批流程是在系统里运行的, 只需几分钟便可完成。这般作为的好处究竟是什么呢? 员工不会受到那些无关信息的干扰, 同时核心数据也不会被随意地扩散出去。并且, 由于审批流程足够迅速, 大家会觉得配合度非常高, 不会产生抵触情绪。

用行为审计代替监控盯梢

有好些老板喜好安装监控软件, 以此查看员工的聊天记录, 以及浏览记录, 自认为采取这般举措便能管控住员工。然而我实实在在告知你, 如此做法只会令员工心生寒意, 并且成效极为糟糕。真正发展成熟的企业不会将精力投放于“注视员工一举一动”这件事上, 而是倾注于“记录那些异常行为”方面。举例而言, 一回下载的文件数量超过100份, 凌晨三点之时批量导出客户资料, 接连出现多次把内部资料转发至外部账号的情况, 诸如这些行为才是切实存在的风险点。

存在一套行为审计系统于你处可供部署, 该系统并不记录每个人的日常聊天内容, 然而会将那些偏离正常操作的行为予以标记, 一旦规则触发, 系统便会自动给管理员发送警报, 之后管理员再去进行核实, 如此这般的方式既不会侵犯员工隐私, 又能够精准地抓住问题, 我所辅导过的一家科技公司采用的便是这种方案, 在半年内拦截了3起潜在数据泄露事件, 并且员工几乎未曾感觉到被监视, 他们甚至于觉得公司富有很大人性化, 毕竟没有谁整天盯着他们。

用教育培训让安全意识长在员工脑子里

哪怕是再好的系统, 要是员工欠缺安全意识, 那也毫无用处。好些企业一年才开展一回安全培训, 只是播放个PPT, 讲完便了事, 员工听过就忘掉。真正能产生实效的培训是具备场景化的, 得把安全知识融入进他们的日常工作当中。举例来说, 在员工每一次发送外部文件之际, 系统会自动弹出一则提示: “请核查文件里是否含有敏感信息, 若有则请运用加密通道发送。”这般的即时提醒比起任何培训都更具效用。

我另外提议企业于每个月开展一回“安全小剧场”, 借助真实事例改编为情景模拟, 使员工来扮演角色, 去体会假如泄密将会引发怎样的后果。我曾目睹一家物流公司, 其把一则真实的泄密实例拍成了时长三分钟的短视频, 让全体员工观看之后进行讨论, 成效极为良好。员工会自行讲出“原本这般操作也是存在风险的”, 这比你在会议上讲述一百遍都更具说服力。

这套方案的核心是让安全服务于效率

回看刚开始说的那句话, 沟通安全管理的实质并非是限制, 而且是保障。你没必要致使员工回到那种不灵活的沟通模式当中, 你仅仅需要在他们现有的工具之上增添几道防护措施、进行几道筛选工作、设置几个提醒事项。如此操作, 效率得以保住了, 风险能够管住了, 员工同样不会心生反感之情。真正称得上好的安全管理方案, 是要让员工体悟不到它的存在, 然而企业却会因此而变得更加安全。

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